Cela fait deux mois que les archives de la JOCI ont été transférées au KADOC, et depuis lors, nous avons bien avancé. Ce transfert concerne, au total, plus de 1 500 boîtes d'archives, ce qui représente plus de 160 mètres ! Voici comment nous procédons avec des archives aussi volumineuses :
Le processus commence par le rangement des boîtes sur des étagères vides dans notre dépôt. Cela nous permet d'avoir une vue d'ensemble et de regrouper les boîtes qui vont ensemble, par exemple toutes les boîtes concernant les conseils internationaux. Ensuite, nous structurons progressivement le contenu. Par exemple, nous rassemblons d'abord tous les documents sur le Conseil international de Beyrouth 1969, et ensuite nous les répartissons dans des fichiers ou dossiers en fonction du sujet : les pièces concernant la préparation du conseil, les sujets débattus lors du conseil, les élections, etc. Heureusement, certaines sections disposent déjà d'un inventaire réalisé par les membres du Secrétariat international, ce qui nous offre un précieux repère.
Maintenant que les archives sont déballées, il est temps d'inventorier et de reconditionner les archives. Chaque dossier est d'abord reconditionné dans des enveloppes et des boîtes d'archives sans acide. Ces boîtes et enveloppes sont uniquement marquées d'un numéro, donc plus de descriptions écrites au marqueur permanent ! C’est possible parce que chaque dossier reçoit un numéro de référence unique dans notre logiciel. Nous y décrivons également le contenu du dossier, sa taille et dans quelle(s) boîte(s) le dossier peut être trouvé. Dans notre logiciel, nous élaborons aussi un nouvel inventaire en repartant de zéro. Les archives sont conçues en sections et sous-sections afin que chaque fichier puisse être trouvé facilement.
Lorsque tout cela est terminé, les « nouvelles » archives de la JOCI sont prêtes à être entreposées dans notre dépôt. Les documents les plus anciens des archives ont presque cent ans, mais après les avoir reconditionnés et rangés sur nos étagères, ils pourront facilement durer cent ans de plus !
Bien que ce processus puisse sembler complexe, il existe plusieurs étapes faciles que vous pouvez entreprendre pour conserver votre propre patrimoine historique de la JOC. Vous trouverez notre guide de conservation du patrimoine ici : https://kadoc.kuleuven.be/2_erfgoed/22_uwerfgoed/index.
Dans la vidéo ci-dessous, vous trouverez une explication sur la façon dont vous pouvez accéder à notre guide et le traduire en utilisant une simple extension pour votre navigateur.
